Werking cursusdiensten

"Achttien verantwoordelijken, geen overbodige luxe"

Een nieuw semester, een omgeslagen bladzijde. Of een duizendtal omgeslagen bladzijden, in het geval van de vele cursusdiensten die Leuven rijk is. De vraag is of ook de cursusdienstmedewerkers een les hebben getrokken uit de vele literatuur die zij pro deo verspreid hebben. Is de werking in het tweede semester volledig geoptimaliseerd of vindt men lange wachtrijen en steeds uitverkochte cursussen een wezenlijk onderdeel van het studentenleven?

Els Dehaen

Een cursusdienst die op alle ongemakken voorzien is, is die van VTK. Zij werken op bestelling: de student reserveert zijn cursussen via de website en ontvangt een mail wanneer hij ze mag komen ophalen. Je schuift bij VTK dus geen uren vruchteloos aan. Je schuift er eigenlijk überhaupt niet aan. Laurence Evrard, cudimedewerkster VTK, getuigt: "Wij zijn in de eerste weken erg veel open, we hebben veel verkopers en we werken met bankcontact. Dit alles om wachtrijen tot een minimum te beperken." De ideale cursusdienst blijkt dus een synergie van goede software, talrijke en/of gemotiveerde medewerkers en een degelijk budget om de werking up to date te houden. Dit is niet voor elke studentenkring vanzelfsprekend. Toegegeven, computerkennis kan tegenwoordig geen hindernis meer zijn, want VTK stelt zijn programma's grootmoedig open voor gebruik door andere kringen. Zo is Medica dit jaar bijvoorbeeld overgestapt naar de VTK-software.

Kelder

Bij Babylon gaat het er iets kleinschaliger aan toe: zowel informatica als budget ontbreken. Ze roeien dus met de riemen die ze hebben. Lien Bulens, medewerker Babylon: "Vanaf dit jaar hebben we een lokaal in de kelder, waar we geen ontvangst hebben. Bankcontact is dus niet langer mogelijk. Wel zijn de rijen zo een stuk minder zichtbaar." Bij Babylon geen vast systeem om onnodig aanschuiven te vermijden: "Wij hebben inderdaad geen vast systeem, maar de student komt best gewoon eerst eens navragen, dat werkt ook. Soms hangen we het ook uit," aldus Lien.

Luxe

Dat het aantal medewerkers in verhouding staat met het aantal studenten, is wellicht geen verrassing. Een grote kring als VRG, die bovendien tweemaal per dag zijn deuren opent, en dit gedurende het leeuwendeel van het semester, heeft vanzelfsprekend een groter aantal medewerkers nodig. "De 18 cursusdienstverantwoordelijken die VRG heeft, zijn geen overbodige luxe", vertelt medewerkster Eveline Goessens, "zolang je niet nodeloos vroeg staat aan te schuiven, is er van lange wachtrijen niet echt sprake. Verder houden we onze site up to date, zodat je niet voor niets staat aan te schuiven en beschikken we over bankcontact." De cursusdienst van Chemika kiest dan weer voor kwaliteit boven kwantiteit. Zij beschikken slechts over één verantwoordelijke. Griet Depotter, Chemika: "Ik ben weliswaar de enige verantwoordelijke voor Chemika zelf, maar sinds dit jaar maken wij deel uit van cursusdienst Scientica, de overkoepelende cursusdienst Wetenschappen. Ik sta er dus niet alleen voor. Ook zijn er binnen Chemika zelf losse medewerkers die komen meehelpen. Toch is het als verantwoordelijke hard werken."