Problemen met vervroegde examenplanning

ICT'ers gezocht aan K.U.Leuven

Soms creëert de moderne techniek meer problemen dan ze oplost. De plannen van de K.U.Leuven om voor volgend jaar op elektronische wijze een vervroegde examenplanning op poten te zetten waren nobel. De haalbaarheid ervan is een ander verhaal. Een gebrek aan ICT-experts gooit roet in het eten. Plan B bestaat uit het ambachtelijk opstellen van examenroosters.

Ruben Bruynooghe

Diplomaruimte geeft studenten de kans om hun eigen studieprogramma samen te stellen. Die keuze heeft echter gevolgen voor de examenplanning. Hoe groter de keuze, hoe groter de kans dat een student te maken kan hebben met een onmogelijk examenrooster. Om aan die problemen tegemoet te komen zal er vanaf volgend academiejaar gewerkt worden met een vervroegde examenplanning. Dat komt erop neer dat de examenmomenten bekend zullen zijn van bij de inschrijving. De regeling van het examenrooster zou bovendien worden overgelaten aan het SAP-Campus Management-systeem dat de best mogelijke spreiding zou moeten berekenen. Dat systeem zorgt nu al voor de verwerking van onder andere je Indiviueel Studieprogramma. Het SAP-systeem zou ook automatisch nagaan of de lokalen voor de examens vrij zijn, er geen overlappingen zijn en of er niet meerdere examens voor eenzelfde vak aan eenzelfde student worden toebedeeld.

Als de theorie te mooi klinkt om waar te zijn, dan is dat vaak ook zo. Het SAP-systeem kon niet op punt worden gesteld door een gebrek aan ICT-experts en het SAP-plan wordt uitgesteld tot het academiejaar 2011-2012. Vicerector Onderwijsbeleid Ludo Melis erkent de banaliteit van het probleem: "Het is als wachten op een wagen die je hebt besteld, maar die niet komt. Tegen Kerstmis hadden we één SAP-specialist en in de loop van deze maand zullen we nog twee mensen kunnen rekruteren. Maar om het project tot een goed eind te kunnen brengen hebben we eigenlijk vijf mensen nodig. Je ziet dat we dus hevig onderbemand zijn."

Het gros van de problemen met het SAP-systeem is echter te wijten aan de complexiteit van het programma zelf. Oorspronkelijk werd het systeem ingevoerd om controle uit te oefenen op de inkomsten en uitgaven van de verschillen geledingen aan de universiteit. Gaandeweg werden steeds meer toepassingen aan het SAP-systeem toegevoegd. Toepassingen die in het geval van examenplanning zelfs niet eens meer met het oorspronkelijke doel van het systeem te maken hebben. Bovendien vraagt het SAP-systeem om uiterst gespecialiseerde IT'ers en die zijn maar moeilijk te vinden op de arbeidsmarkt. Hoewel SAP voor sommige toepassingen dus lang niet het meest efficiënte systeem is, lijkt het door de vele toepassingen die er wel al aan zijn toegevoegd bijna onmogelijk om nog over te stappen naar een ander systeem.

De vervroegde examenplanning zelf wordt niet uitgesteld, of toch niet helemaal. "Voor een examenregeling heb je twee zaken nodig, enerzijds een rooster en anderzijds de namen van de studenten die je dan inschrijft in dat rooster. Dat rooster zullen we sowieso opstellen tegen 15 juli. De studenten zullen dan bij hun inschrijving weten op welke data de examenmomenten doorgaan," aldus Melis. Het tweede element, het inschrijven van de namen van de studenten, is echter een meer delicaat probleem. De universiteit biedt aan om dat universiteitsbreed over te nemen van de faculteiten, maar die faculteiten zijn niet verplicht om in te gaan op die uitnodiging en lijken ook niet geneigd om dat te gaan doen. Nochtans lijkt het in het voordeel van de faculteiten om minder administratief werk te hebben. Melis verklaart: "Als faculteit heb je al ervaring met het opstellen van examenroosters en weet je ook beter wat wel en wat niet mogelijk is. Sommige faculteiten denken dat de universiteit te complexe regelingen zal opstellen en nemen dus liever het heft in eigen handen. Het bezwaar van de faculteiten is dus een bezorgdheid om kwaliteit."

De Leuvense Overkoepelende Kringorganisatie is alvast niet te spreken over het falen van de universiteit. "In de studentenspeech van vorig academiejaar kwam het ICT-probleem nog ter sprake en telkens we er bij de universiteit op aandrongen om er ook effectief iets aan te doen, klonk het dat het wel in orde zou komen. Dat blijkt nu dus niet het geval te zijn," aldus Anton Schuurmans, ondervoorzitter van de studentenraad.