Van COBRA 1.0 naar COBRA 2.0

Meer geld en flexibiliteit voor geüpdatet kwaliteitszorgsysteem

01 October 2016
Artikel
Auteur(s): Simon Grymonprez
COBRA 1.0 is niet meer, COBRA 2.0 is springlevend. Het interne kwaliteitszorgsysteem van de KU Leuven heeft een stevige update gekregen, waarin iedereen zich min of meer lijkt te vinden.

Eind vorig jaar werd duidelijk dat de eerste proefdoorloop van COBRA bijsturing nodig had (zie kader voor meer uitleg). De werkdruk werd door de faculteiten als een enorme last ervaren, zeker omdat toen nog het plan op tafel lag om de COBRA cyclus, gesprekken, verwerking door POC’s (zie kader), faculteiten en universiteit, jaarlijks te herhalen. ’Door de jaarlijkse cyclus kom je terecht in een ratrace waarin nieuwe voorstellen worden geponeerd zonder de tijd te hebben om er mee om te gaan’, verklaarde Peter Lievens, decaan van de faculteit Wetenschappen, toen aan Veto.

Buiten de hoge werkdruk brachten de faculteiten andere werkpunten naar voren. De vragenset bij de gesprekken werd als te rigide ervaren met te weinig aandacht voor opleidings- of faculteitsspecifieke problemen of aandachtspunten. De selectie, aanwezigheid en representativiteit van de studenten die deelnemen aan de gesprekken, werd als ondermaats bevonden. Ook het gebrek aan een sterk ‘extern perspectief’, dat bij de vroegere visitaties wel aanwezig was, vonden veel faculteiten problematisch.

‘Het spreekt voor zich dat zo'n systeem de eerste keer een aantal kinderziektes vertoont’, vindt vicerector Onderwijsbeleid Didier Pollefeyt. ‘Cobra 1.0 was trouwens ook bedoeld als een proefdoorloop.’

‘Het spreekt voor zich dat zo'n systeem de eerste keer een aantal kinderziektes vertoont'

Didier Pollefeyt, vicerector Onderwijsbeleid

Pollefeyt benadrukt dat de Nederlands-Vlaamse Accreditatie Organisatie, die binnenkort in het kader van de ‘instellingsreview’ onder andere COBRA onder de loep neemt, verwacht dat ook de universiteit kritisch tegenover haar eigen kwaliteitszorgsysteem staat. ‘De aanpassingen zijn dus een vorm van zelfkritiek.’

Grotere draagkracht

Met de feedback van faculteiten moest de vicerector aan de slag. ‘Ik heb met alle geledingen vergaderd om een consensus te vinden', aldus Pollefeyt. ‘Zo heb ik gesprekken gehad met de faculteiten, drie weken lang, elke dag, telkens drie, vier uur. Dat was enorm intensief omdat het de kern raakt van ons onderwijs.’

Als Pollefeyt in juni 2016 met een geüpdatete versie op de proppen komt, is de reactie positief. Het verzet van de faculteiten wisselt voor draagkracht. Een rondvraag bij heel wat decanen en vicedecanen Onderwijs leert dat velen zich in COBRA 2.0 kunnen vinden. De bereidwilligheid van vicerector Pollefeyt om het COBRA-proces serieus bij te sturen, wordt duidelijk geapprecieerd. De vicerector lijkt iedereen op dezelfde lijn te hebben gekregen, op tijd voor de komende instellingsreview.

De aanpassingen zijn dan ook niet min. De veruit belangrijkste aanpassing is de veranderde cycliciteit. Er wordt overgegaan naar een tweemaal tweejaarlijkse cycliciteit. In het eerste jaar worden gesprekken met de studenten gevoerd en verwerkt in de POC. In het tweede jaar worden de werkpunten opgevolgd en ‘opgeschaald’ naar hogere niveaus zoals de faculteit en de universiteit, dat is meteen ook het jaar waarin we ons momenteel bevinden (academiejaar 2016-2017). Dit sluit de ‘eerste cyclus’ af. Het is ook mogelijk om de gesprekken te verspreiden over de twee jaar als dit de faculteit beter uitkomt.

'Het heeft geen zin om een systeem af te schaffen dat als te zwaar wordt beschouwd, te dupliceren binnen je eigen organisatie'

Didier Pollefeyt, vicerector Onderwijsbeleid

De ‘tweede cyclus’ start met gesprekken met studenten, docenten en medewerkers. In het afsluitende jaar worden de gesprekken verwerkt, worden er externen bijgehaald en wordt alles weer opgeschaald naar de faculteit of de universiteit.

Een tweede belangrijke aanpassing is de vragenset. Er komt een verplichte, universiteitsbrede vraag, die handelt over de disciplinary future self of persoonsvorming. De faculteit, universiteit of studenten kunnen ook thema’s aandragen. Volgend op de kritiek dat een sterk extern perspectief ontbreekt, wordt nu een jaarlijkse 1.000 euro per POC uitgetrokken om externen te betrekken.

Geen principes verloren

‘We hebben gezocht naar manieren om het systeem hanteerbaarder te maken, zonder toe te geven aan de grondprincipes van het kwaliteitszorgsysteem’, meent Pollefeyt. Die grondprincipes zijn: een autonome, objectieve stem geven aan alle actoren (studenten, professoren en medewerkers) en het ‘opschalingsprincipe’, wat wil zeggen dat de verschillende lagen van de universiteit weten wat er gebeurt binnen het COBRA-proces en waar aan gewerkt moet worden.

‘De cycliciteit is aangepast omdat je met een jaarlijkse volle COBRA een tsunami van zinvolle informatie creëert binnen de opleidingen, zonder dat je in diepte kan gaan werken’, vindt Pollefeyt. Daarom werden de ‘verwerkingsjaren’, waarin geen gesprekken worden gevoerd, ingelast.

Pollefeyt wil hiermee de werklast verlagen. ‘Het moet gezegd zijn: het heeft geen zin om een systeem af te schaffen (de oude visitaties, red.) dat te zwaar werd beschouwd, en dat nu te dupliceren binnen je eigen organisatie.’

Volledig nieuw zijn ook de opleidingsplannen, die er dit jaar moeten komen en waarvoor de O-middelen (centrale, universitaire middelen ter ondersteuning van onderwijsactiviteiten) van dit jaar zijn uitgetrokken.

Op basis van de output die uit COBRA voortkwam, wordt de opleidingen nu gevraagd heel concreet een plan op te stellen waarin staat wat ze willen realiseren, hoe ze dat willen doen, tegen wanneer en wie de actie uitvoert. ‘Het is de bedoeling dat je dus goed kijkt dat alle aspecten goed afgedekt zijn’, verduidelijkt de vicerector. ‘Zo kun je eigenlijk op lange termijn plannen hoe je de kwaliteitszorg van je opleiding wilt monitoren.’ Een proefproject bij Biomedische Wetenschappen werd door de faculteiten positief bevonden.

Vooraf: wat is COBRA?

Vroeger controleerde een externe ‘visitatiecommissie’ hoe goed het onderwijs aan de KU Leuven was. Nu controleert de KU Leuven zelf de kwaliteit van haar onderwijs. Dit systeem van zelfcontrole (dat men ‘kwaliteitszorgsysteem’ noemt) heet COBRA. COBRA werd vorig jaar voor de eerste keer getest aan deze universiteit.

COBRA bestaat uit drie niveaus: het onderste niveau is dat van alle opleidingen, gevolgd door een hoger facultair en tenslotte een universitair niveau. De basis van COBRA zijn gesprekken met de zogenaamde ‘primaire actoren’: studenten, docenten en medewerkers. Bij de proefdoorloop vorig jaar werden liefst 277 gesprekken gevoerd. 915 studenten en 968 docenten en medewerkers werden betrokken, gespreid over alle faculteiten en campussen. Op basis van die gesprekken werden werkpunten samengevat en besproken, tot het Gemeenschappelijk Bureau en de Academische Raad (AR, de jure het hoogste beleidsorgaan aan deze universiteit) toe.

Na de complete proefdoorloop werd het COBRA 1.0-proces geëvalueerd. Op basis van die evaluatie staat er nu een geüpdate versie: COBRA 2.0.

In cijf€rs

  • Ter versterking van het ‘externe perspectief’ trekt men 1.000 euro per jaar per POC uit, wat wil zeggen dat men meer externen zoals alumni, mensen uit de industrie of andere academische instellingen wil betrekken bij de onderwijsevaluatie. Ook voor de facultaire datamanagers werden middelen voorzien. In totaal gaat dit over 400.250 euro aan recurrente middelen voor alle POC’s en faculteiten.
  • Voor de uitwerking van opleidingsblauwdrukken en opleidingsplannen wordt 1.200.000 euro uitgetrokken. Dit zijn de O-middelen (centrale, universitaire middelen ter ondersteuning van onderwijsactiviteiten) voor komend academiejaar.
  • Ook de Associatie KU Leuven doet haar duit in het zakje. Vanuit het Onderwijsontwikkelingsfonds (OOF) wordt 329.004 euro voor de faculteiten uitgetrokken om de overgang van COBRA 1.0 naar COBRA 2.0 te faciliteren.

Belangrijkste veranderingen

  • De vragenset. De vijf richtvragen worden gereduceerd tot 1 verplichte, universiteitsbrede vraag, die handelt over de disciplinary future self of persoonsvorming. De faculteit, universiteit of studenten kunnen ook thema’s aandragen.
  • Versterking extern perspectief. Er wordt jaarlijks 1.000 euro per POC uitgetrokken om externen te betrekken bij het COBRA-proces.
  • Representativiteit. Samen met statistici van de universiteit wordt een manier ontworpen om de representativiteit van de studenten te verbeteren en de ‘selectie van de deelnemers zo wetenschappelijk mogelijk te maken’, aldus vicerector Pollefeyt.
  • De cycliciteit. Er wordt overgegaan naar tweemaal een tweejaarlijkse cycliciteit.
    • CYCLUS 1: In het eerste jaar worden gesprekken met de studenten gevoerd en verwerkt in de POC. In het tweede jaar worden de werkpunten opgevolgd en ‘opgeschaald’ naar hogere niveaus zoals de faculteit en de universiteit. Dit sluit de ‘1ste cyclus’ af. Het is ook mogelijk om de gesprekken te verspreiden over de twee jaar.
    • CYCLUS 2: De tweede cyclus start met gesprekken met studenten, docenten en medewerkers. In het afsluitende jaar worden de gesprekken verwerkt, worden er externen bijgehaald en wordt alles weer opgeschaald naar de faculteit of de universiteit.

Wist je dat?

De universiteit start op maandag 3 oktober een campagne om de komst van de instellingsreview onder de universitaire gemeenschap (en dus ook de studenten) bekend te maken. Daarvoor wordt een website gelanceerd. Je vindt er ook meer informatie over COBRA in tekst en beeldmateriaal.