‘Als je met mensen praat en vraagt welke dingen fout zitten, dan komen er soms heel vreemde dingen uit’

We spreken af in de Faculty Club met de drie vertegenwoordigers van het ‘AAP-BAP’ (kortweg ABAP) in de Academische Raad, hét centrale orgaan van de universiteit, waar alle geledingen samenkomen. Het is dinsdagnamiddag, en de Academische Raad is net afgelopen. De drie vertegenwoordigers zijn Bram Peeters voor de Groep Biomedische Wetenschappen, Wannes Vandenbussche voor Groep Humane Wetenschappen en Jens Hermans voor Wetenschap & Technologie.

Wat er allemaal gebeurd is voor doctorandi en postdocs de afgelopen vier jaren? ‘Er zijn een aantal interessante initiatieven genomen’, steekt Vandenbussche van wal. ‘Zo is het universitair doctoraatsreglement hervormd en strikter geworden en is de ombudswerking nu meer op punt gesteld. Het charter van de goede promotor en de goede doctorandus is er gekomen. Dat is een symbolisch mooi charter, het bevat mooie bepalingen. De volgende vraag, zowel voor het charter als de ombuds, is dan: en in de praktijk?’

Het charter van de goede promotor is een goede theoretische insteek, maar jullie hebben nog niet echt kunnen zien hoe het in de praktijk werkt of …?
Hermans: ‘Het is een moeilijke kwestie. Het profiel van de goede promotor bestond al langer, dat van de goede doctorandus is nieuw. Die dingen in de praktijk brengen in een instelling als de KU Leuven is ... heel moeilijk. Je ziet de resultaten daarvan eigenlijk niet. Hoe ga je het gedrag van een individuele promotor of prof gaan beïnvloeden met een charter waar wat puntjes instaan wat die zou moeten doen? Daar zie je een kloof.’

Peeters: ‘Het is ook meer een richtlijn en niet per se een Bijbel die moet gevolgd worden. Als je een professor hebt die al jarenlang heel goed omgaat met doctoraatsstudenten, zal die niet opeens van methode veranderen als het toch al goed ging. Natuurlijk, op de plaatsen waar het niet gebeurde, is het een goede handleiding die men kan gebruiken. Maar er is nooit afdwingmogelijkheid.’

Vandenbussche: ‘Nu is het de bedoeling dat een startende doctorandus en promotor samen zitten, het charter overlopen en werkafspraken maken. De doctorandus moet dat ergens in KU Loket aanvinken. De promotor niet. Dat was één van mijn meer scherpzinnige vragen op de Academisch Raad. (lacht) Wat met de promotor? Ik heb dan liever dat ze het in de praktijk wél doen, dan alweer bijkomende administratieve formaliteiten.

‘Ook: in het charter is een jaarlijks functioneringsgesprek voorzien. Als je kijkt naar de tevredenheidsmonitor komt dat niet genoeg voor.’

Peeters: ‘Voor iets dat zogezegd verplicht is...’

Vandenbussche: ‘Dat is een voorbeeld waar theorie en praktijk niet volledig matchen. Wij willen dat in de aandacht brengen, maar we willen ook geen extra administratieve formulieren.’

Hermans: ‘Zelfs de theorie is niet altijd dat. In het oude profiel stond er bijvoorbeeld een beperking op het aantal doctorandi per promotor, vijf. Die beperking is geschrapt en vervangen door iets dat veel vager en ruimer is. Je kunt je afvragen: wat is de motivatie om dat weg te halen? Je weet dat er in de praktijk bepaalde promotoren zijn met meer dan tien doctorandi. Hoe geloofwaardig ben je dan nog als je juist dié beperking in een document, dat eigenlijk al niet bindend is, eruit haalt? Dat is een verkeerd signaal.’

Groot meldingsprobleem

Hoe gaat het met het BAP-AAP vandaag?
Hermans: ‘Binnen de groep Wetenschap en Technologie (W&T) hebben we eens een rondvraag gedaan naar wat voor mistoestanden men kent uit de eigen omgeving. We hebben een lijst gecompileerd: zaken als slechte begeleiding, scheefgelopen relaties tussen promotor en student en zelfs integriteitsproblemen waar hier en daar op wetenschappelijk vlak wat bochten werden afgesneden.’

‘We hebben dat aan het groepsbestuur doorgegeven. Je merkt dan aan de reacties dat ze verbouwereerd zijn: hoe kan dat gebeuren? Waarom komt dat niet naar boven? De reden is dat er een heel groot meldingsprobleem is. De stap om problemen te melden, zélfs met ombudsen, is heel groot.’

Hoe komt dat?
Hermans: ‘Dat ligt voor een stuk aan het feit dat het om jonge mensen gaat. Ze zijn pas begonnen. Anderzijds: je zit niet per se in een zwakke positie als je naar de ombuds stapt. Eenmaal je de melding doet, word je wel beschermd. Toch is die stap nog steeds heel moeilijk om te zetten. Ik weet ook niet wat de sleutel daar is.’

‘Als je met mensen praat en vraagt welke dingen fout zitten, dan komen er soms heel vreemde dingen uit. Je vraagt je af: hoe is het mogelijk dat dit niet gemeld wordt? Het zit soms ook ingebakken in de cultuur van bepaalde onderzoeksgroepen.’

Wat voor een cultuur?
Hermans: ‘Een typisch voorbeeld is beperkte begeleiding.’

Dat zoiets niet kan worden aangekaart?
Hermans: ‘Dat een beperkte begeleiding gewoon als normaal wordt ervaren. Dat heb je in bepaalde groepen. Of bijvoorbeeld qua integriteit: als er kritische vragen worden gesteld over het werk van collega's, dan is het redelijk normaal dat daar discussie rond ontstaat. In sommige groepen worden zo'n zaken onder de mat geveegd.’

Dus conclusie voor het charter: een redelijk goed initiatief, maar in de praktijk weinig van te merken?
Vandenbussche: ‘Ik denk het, ja. Of toch voor de probleemgevallen waarvoor het voornamelijk bedoeld is.'

Hermans: ‘Er zit geen mechanisme achter om het op te volgen, buiten dat je je in het begin akkoord verklaart.’

Peeters: ‘Als principe zijn we ook niet per se voorstander om dat op te leggen. Als het op een natuurlijke wijze kan, des te beter. Voor de gevallen waar er echt hardnekkig tegenin wordt gegaan, is het misschien wel nuttig om het afdwingbaar te maken.’

Vandenbussche: ‘Of, en dan kom je bij wat Jens gezegd heeft, dat het systeem van ombudsen geformaliseerd is. Vroeger was er niets bekend. Nu is er wel een systeem: er is eerst bemiddeling, indien er geen werkbare oplossing wordt gevonden, is er een beperkte commissie die zich over de zaak buigt.’

‘Ik denk wél dat de KU Leuven nog kan winnen, als je kijkt naar de zaken die zijn uitgekomen de afgelopen maanden. Een oproep: durf op tijd naar de ombuds te stappen. Als je bijvoorbeeld vroeger keek naar de algemene website waarin de doctoraatsombuds stond aangeduid, vond je een mini-tektsje met wat info op. Voor de rest niets.’ Deze website is recent uitgebreid op ons aandringen, maar zoals ik al zei, dat is nog altijd maar een eerste stap.'

Peeters: ‘Iets wat we ook missen momenteel is de aanwezigheid van een persoon waar je ook met psychologische problemen bij terecht kan. Er is dit jaar een studie van collega's in Gent gepubliceerd die onderzoek hebben gedaan naar doctoraatsstudenten in Vlaanderen aan Vlaamse universiteiten, meer dan 3.000. Er werd getoond dat binnen deze groep zij een grotere predispositie hebben op psychologische problemen, met name depressie. Dat was hoger dan de algemene hoogopgeleide bevolkingsgroep.’

‘De redenen waren onder andere een hoge job demand, veel eisen, alsook de combinatie die soms moet worden gemaakt tussen onderzoek enerzijds en kliniek anderzijds, bij de biomedische dan. Voor dergelijke problemen zou er toch iemand moet zijn in de directere omgeving bij wie je terecht kan. Natuurlijk niemand van de oude proffen, maar bijvoorbeeld een nieuwe ZAP'er of een post-doc met enig gezag.’

Vandenbussche: ‘Die studie zal wel evidence based zijn, dus ik wil die zeker niet tegenspreken. Maar doctoreren is een heel mooie job en is een heel zachte overgang tussen het studentenleven en werken. Ik kom uit de Rechtsfaculteit. Mijn vrienden die in de advocatuur zijn terechtgekomen, zijn er direct ingesmeten. Aan de universiteit krijg je nog meer tijd om jezelf te ontplooien en dingen te doen die je echt interesseren. Wat de resultaten van de studie mogelijk wel verklaart is: het is nooit af. Je begint aan iets, je gaat naar huis, maar dan moet je dat wel van je af kunnen zetten. Het is maar af na vier, vijf of zes jaar. Je moet iemand zijn die het kan loslaten.’

Peeters: ‘Dat is het grote verschil met de privé, waar men projectmatiger te werk gaat.’

Evaluatie van de promotor

In de speech in de opening van het academiejaar gebruik je het woord ‘ghost-promotor’. Wat is dat?
Hermans: ‘Dat gaat over de kwestie wie promotor mag zijn en wie niet. Er mag eigenlijk maar één promotor zijn, met dan de co-promotoren erbij. De terminologie is trouwens wat ongelukkig, want wij komen bij W&T van een situatie waar je meerdere promotoren en meerdere co-promotoren mag hebben.

‘Het onderscheid werd vroeger gemaakt op basis van wie écht dagelijks contact hadden met de doctorandus. Het gebeurde bijvoorbeeld heel vaak dat er een post-doc was, naast een prof, die het doctoraat opvolgde. Dan kon je die op gelijke voet zetten. Het vorige bestuur heeft de definities veranderd, ze zijn allemaal gelijk, maar we geven het tóch een andere naam. Dat is een heel ongelukkige keuze geweest in terminologie. ’

Jullie willen ook een mogelijkheid om de promotor te evalueren?
Hermans: ‘Als je nadenkt over hoe je het profiel van goede promotor kan opvolgen, zou je naar de evaluatie van het ZAP (Zelfstandig Academisch Personeel, red.) moeten kijken. Als je kijkt naar de criteria bij de bevordering van het ZAP, wordt er nooit gekeken naar de kwaliteit van de begeleiding door de promotor. Er is input over de onderwijskwaliteit bij de reguliere studenten, er is input over het aantal doctoraten, het aantal publicaties, waar zij leiderschap opnemen... Maar er is nooit iemand die kijkt: hoe behandelt de promotor zijn medewerkers of doctorandi?’

‘Je moet er al op rekenen dat een lid van de evaluatie- of beoordelingscommissie zelf op de hoogte is van bepaalde problemen opdat er rekening mee gehouden kan worden. Dat is veel te flou.’

Peeters: ‘Klopt, maar dus ook omgekeerd hé! ZAP-leden die heel veel tijd steken in het opvolgen van doctorandi, worden daar niet voor beloond. Als er een beoordelingscommissie de bevorderingen van een professor bespreekt, hebben zij gewoon niet de data om te zien of hij een goede promotor is.’

Vandenbussche: ‘Naast puur de bevorderingen, denk ik ook dat het een kans biedt aan jonge ZAP’ers om de skills met betrekking tot leiderschap te verbeteren.’

Hermans: ‘Of het nu formeel is of informeel, als er maar iéts gebeurt om dat zwart gat op te vangen dat er nu is.’

Peeters: ‘En liefst formeel denk ik, want zolang er niets op papier staat is dat voor die officiële organen niet echt waardevol.’

Als jullie kijken naar de prestaties en realisaties van de voorbije vier jaar. Is er veel of op z'n minst genoeg gebeurd?
(Twijfelen alle drie)

Hermans: ‘Tja, je hebt de realisaties op papier. Het reglementaire is oké, maar er zijn voor sommige dingen geen implementatiestappen gezet.’

Vandenbussche: ‘Natuurlijk, de taak van de Academische Raad is het ruim kader uitzetten. Dat moet ik wel zeggen, als vertegenwoordiger is de Academische Raad een van de moeilijkste plaatsen omdat het altijd zo abstract is. Van zodra je met een concreet voorbeeld afkomt, countert een decaan met: ‘Oké, dat is misschien in die faculteit, maar hier is het anders’.’

Hermans: ‘Goh, als je het voorbeeld neemt van de evaluatiecriteria van het ZAP, dan kun je toch als Academische Raad een statement maken om dat in te schrijven en te zorgen dat je de middelen hebt om daar wat gegevens over te krijgen?’

Maar wie is dan verantwoordelijk voor de implementatie?
Hermans: ‘Dat ligt bij het personeelsbeleid.’

Vandenbussche: ‘En de faculteiten.’

Is men zich in de Academische Raad bewust van het feit dat de theorie niet altijd in de praktijk wordt omgezet?
(Lachen alle drie)

Hermans: ‘Dat kan bijna niet anders.’

De Academische Raad krijgt de laatste tijd wel wat kritiek. Is het zo dat het meer een bekrachtigingsorgaan is?
Peeters: 'Uiteraard, maar in de praktijk kan dit moeilijk anders. Dit is soms jammer, aangezien het een zeer groot orgaan is. Het leent zich niet om echt interactief te zijn, iedereen aan het woord te laten, en om elke mening nog naar boven te laten komen. Bepaalde zaken moeten, om werkbaar te zijn, al deels afgesloten zijn om daar terecht te komen.’

Hermans: ‘Wat mij vooral stoort, is dat er heel wat overleg wordt georganiseerd waar wij niet aanwezig zijn. Een voorbeeld is het decanenoverleg, waar het GeBu (de facto het hoogste beslissingsorgaan van de KU Leuven, red.) ook aan deelneemt. Systematisch worden heel belangrijke dossiers daar al een eerste keer besproken, wat de discussie op de Academische Raad gewoon doodmaakt. Vroeger bestond dat ook niet, of toch niet in die vorm. Decanen hadden een soort vooroverleg onder elkaar, maar dat was meer bij wijze van voorbereiding.’

Peeters: ‘In principe bestaat het ook nog altijd niet officieel. Het gebeurt, en er wordt ook naar verwezen.’

Vandenbussche: ‘Ook het ZAP, het ATP (Administratief-Technisch Personeel, red.) en de studentenvertegenwoordigers zijn daar niet aanwezig.’

Peeters: ‘Daarom zouden groepsbesturen interessanter zijn. Daar wordt immers op de bal gespeeld, en heeft onze stem een veel grotere invloed. Bij de Academische Raad zitten we zodanig ver op het einde van de besluitvorming dat onze invloed minimaal is.’

Vandenbussche: ‘Wat niet wil zeggen dat er nooit geanimeerde discussies voorkomen!’

Hermans: ‘Het decanenoverleg is gewoon problematisch voor de dynamiek en de besluitvormingscultuur. Er zijn verschillende discussies waar we nog steeds niets van hebben gezien, terwijl je weet dat veel anderen er wél van op de hoogte zijn.’

Dus het decanenoverleg is iets té invloedrijk?
Vandenbussche: ‘Dat is toch ons aanvoelen. Maar aangezien we zelf nog nooit aanwezig zijn geweest, weten we dat niet met zekerheid.’

Peeters: ‘Het mag zeker wel hoor, het is niet verboden. Het is een bepaalde stijl die men heeft aangenomen.’

Hermans: ‘Maar de besluitvorming is allemaal wel iets té selectief.’

Waardering voor onderwijstaken

Blijkbaar is het zo dat postdoctorale onderzoekers vaak doctorandi begeleiden, maar er geen erkenning voor krijgen?
Samen: ‘Ja.’

Hermans: ‘Niet overal natuurlijk. Op sommige plaatsen gaat het heel goed, en dat maakt de aanpak ook zo complex.’

Vandenbussche: ‘Zelfs als je de facto iemand volledig begeleidt, kan je als postdoctorale onderzoeker niet promotor zijn, hoogstens co-promotor.’

Die erkenning is ook een punt in de programma's van Sels en Torfs. Zij hebben het onder andere over de onderwijsprestaties van ABAP die meer zichtbaar moeten zijn.
Vandenbussche: ‘Inderdaad, dat is iets wat wij ook naar voren hebben geschoven. Bij ZAP is het simpel: iedere ZAP heeft een onderzoeks-, onderwijs- en dienstverleningsopdracht. Bij ABAP is dat niet zo: sommigen BAP’ers zijn enkel voor onderzoek ingeschakeld, anderen dan weer onderzoek én dienstverlening, …’

‘Daardoor heeft KU Leuven niet echt zicht op wie er onderwijs doet binnen ABAP, en geraken die onderwijstaken vaak in de schaduw. Zo is er geen algemeen beleid over de vraag of iemand die onderwijs geeft daar een zekere vorming voor gevolgd moet hebben. Binnen de universiteit bestaan daar geen afspraken over. Dat is best vreemd, want iemand die in het middelbaar onderwijs les wil geven voor een groep van twintig leerlingen moet een opleiding volgen. Wil die persoon aan de universiteit voor een groep van twintig studenten lesgeven, van het eerste tot het laatste jaar, kan je eigenlijk zonder voorbereiding naar binnen wandelen.’

‘Bovendien komen ook de valorisatie en de waarderingsmogelijkheden tot feedback in de schaduw te staan. Zoals bijvoorbeeld de studentenonlinebevraging. Beide kandidaat-rectoren zijn hier momenteel redelijk kritisch over. Maar dat is allemaal redelijk ZAP-georiënteerd. Terwijl het ook interessant zou zijn dat een ABAP’er die een groot deel levert aan onderwijsinspanningen daar ook een zekere evaluatie voor krijgt. Die persoon kan daar uit leren, en dat brengt ook een meerwaarde met het oog op latere ZAP-sollicitaties, waar dikwijls wordt gevraagd naar aantoonbare cijfers over onderwijservaring.’

Hermans: ‘Het probleem begint al bij heel simpele zaken, zoals uurroosters. Men weet in sommige faculteiten niet welke assistent welk onderdeel van het onderwijs verzorgt. Dat wordt er niet ingestoken, omdat dat te veel werk is. Je kan dan natuurlijk ook geen evaluatie vragen via de standaardprocedure.’

‘Er zijn faculteiten die dat wel heel correct doen, en opsplitsen, maar er zijn er dus ook waar enkel de naam van de professor zichtbaar is, ook al is het een oefenzitting waar altijd een bepaalde assistent staat.’

Vandenbussche: ‘Dit staat ook zo op jullie ECTS-fiches. Ook al wordt een groot deel van de lessen verzorgd door een assistent, dan zal het het ZAP-lid zijn die erop staat. Op de Academische Raad is er een dossier behandeld over “Onderwijsopdracht: rollen en voorwaarden”, en is er gesproken over de mogelijkheid voor ABAP om medewerker te worden. Toen is er echter gewoon gezegd dat er een mogelijkheid is om iemand mee te nemen als medewerker. En geen verplichting.’

We merken doorheen het hele gesprek tot nu toe een spanning tussen enerzijds iets niet willen verplichten, omdat het er anders bovenop komt, en anderzijds dat iets niet wordt toegepast, en dat je het eigenlijk wel wil verplichten?
Hermans: ‘Dat is inderdaad de constante in het verhaal. Er zijn zaken waarvan men weet dat ze fout lopen. Je kan dan centraal een kader uitwerken op papier, maar als je geen enkele stap zet om dat in de praktijk te brengen, ook al is dat met heel lichte afdwingingsmechanismen, dan gaat er in de praktijk niet veel veranderen. Dan reken je opnieuw op de groepen waar men good practices redelijk snel overneemt en incorporeert, die gaan daar mee weg zijn. Andere groepen, waar dat minder ingebed zit in de cultuur, die gaan blijven steken in hun oude gewoonten.’

Jullie pleiten dan ook niet voor een centrale regelgeving?
Hermans: ‘Alles moet gewoon eens in gang gestoken worden. Er zijn immers problemen die al heel lang aanslepen.’

Integratie is een hobbelig parcours

Jullie vertegenwoordigen AAP, BAP, verschillende OP’s,… Is het niet moeilijk voor jullie om al die belangen samen te brengen?
Peeters: ‘Niemand zei dat het gemakkelijk was. (lacht) Ik vind het wel een uitdaging om in die situatie vertegenwoordiger te kunnen zijn.’

Peeters: ‘Het zwaartepunt van onze vertegenwoordiging ligt vooral in de groepsbesturen, meer dan in de Academische Raad.’

Hoe is het met de integratie van OP1 en OP2 verlopen?
Hermans: ‘Dat is, op zijn zachtst gezegd, een hobbelig parcours. De problematiek is heel uiteenlopend. Bij de overgang waren er allerlei overgangsmaatregelen. OP1 en OP2 kregen niet meer de kans OP3 of dan ZAP te worden. Dat zijn mensen die een beetje vastzitten.’

‘Er is heel veel discussie over de taken en bevoegdheden van die mensen. Er is de vraag of zij titularis mogen zijn van een vak. Vóór de integratie was dat geen enkel probleem. De nodeloze complexiteit van de huidige situatie is één van de pijnpunten. Men had beter gezegd: je bent al titularis geweest in het verleden, en het is dan ook geen probleem dat je dat verder doet, ook voor nieuwe of aangepaste vakken. Want die mensen hebben een fulltime-onderwijsopdracht in vele gevallen.’

Krijgen jullie veel klachten van OP’ers?
Hermans: ‘Ik heb er wel wat contact mee, en dat is toch wel een groep die niet echt tevreden is. De omslag naar een meer academisch geïnspireerd statuut is dan ook niet evident geweest. Dat dossier is overigens nog niet volledig afgesloten.’

‘Zo heb je enkel de graden van lector en hoofdlector. Zij kunnen maar één stap maken. Voor de rest moeten ze het hebben van anciënniteitsopbouw. Dat geeft wel wrevel. Binnen de hogeschool was er nog de mogelijkheid om OP3 te kunnen worden. En nu zit je met die ene bevordering, waarvan de criteria zijn scherp gesteld, zodat het ook nog eens duidelijk is geworden dat veel mensen die stap niet kunnen doen.’

‘Je hebt die mensen nodig om onderwijs te verzorgen in die faculteiten. Zij zijn daar cruciaal voor. Die mensen zijn vast benoemd en hebben vaak een heel grote onderwijstaak. Als je dan afkomt met de boodschap dat ze geen titularis meer mogen zijn ... Ik vraag me dan af waarom het nodig is dat daar zo moeilijk over wordt gedaan. Dat is niet fair naar die mensen toe.’

De transitie is dus niet echt vlot verlopen?
Hermans: ‘Inderdaad. Ik denk echter wel dat bepaalde zaken oplosbaar zijn. Mits wat flexibiliteit langs twee kanten natuurlijk.’

Hebben jullie het gevoel dat de programma’s tegemoet komen aan de grieven van ABAP?
Vandenbussche: ‘Allebei de kandidaten, zowel Sels als Torfs, steunen wel de grote ideeën, zoals aandacht voor ABAP en onderwijs, transferable skills, … Ze zijn beiden, waarschijnlijk bewust, op de achtergrond gebleven qua concrete voorstellen. Dat is dan ook iets wat wij op het debat deze week zullen vragen, wat nu precies de concrete plannen van beide kandidaten zijn.’

Peeters: 'Over het algemeen waren de voorstellen zeker wel goed, en kwamen ze aan onze noden tegemoet. Maar we vonden, wat de kwestie ABAP betreft, niet zoveel verschillen tussen beide programma’s. Enkel op basis daarvan zou ik dan ook niet kunnen zeggen op wie we stemmen. Dat is iets wat elke ABAP’er voor zichzelf zal moeten uitmaken.’